La fatturazione elettronica: tutto quello che bisogna sapere

La fattura elettronica deve rispettare standard precisi: leggi la guida

La fatturazione elettronica: tutto quello che bisogna sapere
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La fatturazione elettronica è entrata in vigore dal Gennaio scorso, dopo mesi di terrorismo psicologico. La scelta di introdurre l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati è stato dettato anche dalla necessità di combattere l’evasione fiscale.

Ma cosa comporta questa nuova normativa che impone di inviare e scambiare fatture elettroniche tra privati titolari di partita IVA residenti in Italia? In questo articolo vi spiegheremo tutto quello che dovete sapere, per fare fatture elettroniche nel modo corretto.

Che cos’è

Si iniziò a parlare di fatture elettroniche già nel 2014, in riferimento alla Pubblica Amministrazione da parte di tutti i soggetti interessati. Ovvero: chi forniva beni e servizi alle Pubbliche Amministrazioni era tenuto a presentare fatture in formato elettronico. Con la fatturazione elettronica le fatture, nel loro intero ciclo di vita, che va dalla generazione all’emissione e ricezione, fino alla conservazione per almeno 10 anni, vengono prodotte elettronicamente.

La fatturazione elettronica permette di inviare fatture in forma elettronica, e di compilarle e mandare a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice, virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere alla carta.

La fattura elettronica deve essere fatta secondo standard precisi, ricevuta e trasmessa tramite il Sistema di interscambio. Questa modalità di invio e ricezione rappresenta una delle due caratteristiche che la differenziano dalla comune fattura cartacea. L’altra peculiarità è lo strumento con cui viene realizzata, cioè un computer, un tablet o uno smartphone.
Ci sono poi alcune distinzioni, tra le fatture elettroniche emesse verso le Pubbliche Amministrazioni e quelle emesse verso un’impresa.

Le fatture emesse verso le Pubbliche Amministrazioni, già a partire dal 2015, sono esclusivamente fatture elettroniche. Non si tratta di file allegati a un’email, ma di fatture in formato elettronico, strutturate secondo un linguaggio standard, firmate digitalmente da chi le ha fatte e obbligatoriamente da conservare a fini fiscali solo in digitale. Il formato digitale consente a chi lo riceve di abbattere i tempi di registrazione dei dati, e di gestire il flusso digitale senza stampare carta.

Come funziona

Dall’entrata in vigore della fatturazione elettronica, a partire dal 1° Gennaio 2019, le fatture in formato cartaceo non sono più valide e devono essere fatte, spedite e recapitate in formato elettronico. Per fare tutto questo è necessario seguire alcuni passaggi.

Per prima cosa dovrete creare una fattura in formato XML, con la struttura della fattura definita dall’Agenzia delle Entrate. Questo è l’unico formato accettato, quindi niente PDF o file .doc. Chi dovesse, erroneamente utilizzare un altro formato, non valido, rischia di vedersi detratta l’IVA. Inoltre, chi non usa il formato XML come prescritto è passibile di sanzioni.

La fattura elettronica può essere emessa dal cedente o dal prestatore, o da un terzo individuo che emette per conto del fornitore, come nel caso di un provider, o di un commercialista. Oppure dallo stesso cliente per conto del fornitore.

Una volta emessa la fattura, questa va inviata al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Il Sistema di Interscambio non ha un ruolo amministrativo e non assolve i compiti relativi all’archiviazione e alla conservazione delle fatture. Quella come al solito deve essere fatta da voi o dal vostro commercialista.

Il Sistema di Interscambio si occupa di ricevere le fatture in formato XML, di effettuare controlli formali sugli stessi file e di inviarli al destinatario. Altro compito del Sistema di Interscambio è di trasmettere al mittente, cioè a chi ha emesso il documento, una ricevuta di avvenuta o mancata consegna. Esistono infatti alcuni casi in cui la fattura può non essere accettata e il Sistema di Interscambio serve proprio a comunicarlo.

Il Sistema dell’Agenzia delle Entrate serve ad esempio a controllare se ci fosse una discrepanza tra il numero di partita IVA indicato e i dati anagrafici o l’indirizzo del cliente. E nel caso in cui fosse così, a comunicarlo al diretto interessato. In caso di errori formali il Sistema di Interscambio invierà una comunicazione al mittente della fattura elettronica.

Nel caso in cui ci siano altri errori non rilevati dal Sistema di Interscambio, come dettagli di beni e servizi, o importi, dovrà invece essere prodotta una nota di credito per gli stessi importi e si dovrà procedere con l’emissione di una nuova fattura con differente numerazione. Tutte le fatture elettroniche che risultano corrette e prive di errori vengono recapitate al destinatario in base alla modalità specificata sul file XML o all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Il Sistema di Interscambio riceve le fatture in formato XML anche dai soggetti intermediari che offrono servizi commerciali per l’emissione e la gestione delle fatture elettroniche. Chi è intermediario accreditato all’Agenzia delle Entrate, per la gestione di tutti gli adempimenti legati alla fatturazione elettronica, riceve un codice alfanumerico univoco. Andando sul sito dell’Agenzia delle Entrate, effettuando il login e cliccando su “Registrazione dell’indirizzo telematico dove ricevere tutte le fatture elettroniche”, i possessori di partita IVA potranno impostare il codice dell’intermediario per la gestione della fatturazione elettronica della propria attività. Il Sistema di Interscambio recapiterà in maniera automatica la fattura elettronica all’indirizzo telematico registrato che può essere un indirizzo PEC o il codice alfanumerico di 7 cifre dell’intermediario.

Quando si configurano i servizi di fatturazione elettronica è importante avere a disposizione un indirizzo PEC attivo e funzionante, perché su questo account si riceveranno le notifiche da parte del provider o della stessa Agenzia delle Entrate. Invece, se le fatture non contengono errori, vengono recapitate al destinatario in base alla modalità specificata sul file XML o all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.
Sul portale dell’Agenzia delle Entrate, utilizzando i propri dati di accesso, è possibile consultare tutte le fatture emesse e ricevute.

Chi sono gli intermediari

I soggetti intermediari per la fatturazione elettronica sono dei punti di riferimento veri e propri, perché si occupano di pratiche tecniche e amministrative.
Esistono alcuni strumenti gratuiti, per chi non volesse affidarsi agli intermediari per creare ed emettere fatture elettroniche. Ma moltissimi possessori di partita IVA si sono appoggiati ai servizi offerti dai provider attivi sul mercato.

Chi ha una partita IVA infatti può delegare all’utilizzo dei servizi di fatturazione elettronica fino a quattro diversi intermediari, per un periodo massimo di due anni. Invece, la consultazione del proprio Cassetto Fiscale può essere affidata a soggetti intermediari direttamente per quattro anni.
Tra i servizi delegabili a un intermediario ci sono: la consultazione e l’acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, la consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA, la registrazione dell’indirizzo telematico, la fatturazione elettronica e la conservazione delle fatture, l’accreditamento e il censimento dei dispositivi.

Il vantaggio di affidarsi a un intermediario è la possibilità di evitare installazioni o configurazioni specifiche. Infatti, la maggior parte dei servizi di fatturazione elettronica forniti da provider commerciali funzionano tramite il web e possono essere utilizzati da browser, sia da sistemi desktop che dispositivi mobili. Esistono infatti sistemi dotati di un apposito “editor” grafico che consente, nel passaggio finale che porta alla composizione e all’emissione della fattura, di generare e inviare automaticamente al Sistema di Interscambio il file XML della fattura.

Come si fa una fattura elettronica: tutti i passaggi

Il primo passaggio per emettere una fattura elettronica è dotarsi di un software per fatturazione elettronica, che sia da pc o da app mobile, non importa, o di un servizio web, ad esempio cloud, che permetta di creare tale formato di file, i programmi di fatturazione elettronica contemplano in automatico questo passaggio.

Poi, i dati necessari per completare la fattura elettronica sono in sostanza gli stessi che venivano usati per fare la fattura cartacea. Dovrete quindi indicare a chi è rivolto il documento, se Pubblica Amministrazione o soggetto privato, il tipo di documento che si sta producendo a seconda che si tratti di fatture, note di credito/debito, parcella ed altro, la data e numero della fattura: non può essere inserita una data successiva a quella dell’emissione, o una data precedente a quella dell’ultima fattura inviata.

Alcuni software predispongono già l’impostazione automatica della data. Inoltre, il numero della fattura deve essere univoco, progressivo e deve seguire l’ordine cronologico senza interruzioni per periodo di imposta.
A questo punto invierete la fattura automaticamente al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.

Il Sistema di Interscambio verificherà se la fattura contiene i dati obbligatori ai fini fiscali oltre all’indirizzo PEC del cliente al quale recapitare la fattura e che la partita IVA del fornitore e la partita IVA o il Codice fiscale del cliente esistano davvero. Una volta superate le verifiche, il Sistema di Interscambio consegnerà la fattura al cliente inviando una ricevuta di avvenuto recapito al fornitore.

Chi è escluso

Per il momento l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati non è esteso a tutte le categorie di titolari di partita Iva, ci sono infatti settori professionali o regimi fiscali particolari che sono esentati. Resta escluso dalla fatturazione elettronica chi ha scelto o sceglierà il regime forfettario. Sono esclusi anche i piccoli produttori agricoli, già precedentemente esonerati anche dall’emissione di fatture.

E oltre a questi anche medici, farmacie, e tutti gli altri operatori sanitari come stabilito dal  Garante della Privacy  a dicembre 2018, imprese o lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio, società sportive dilettantistiche, soggetti non residenti in Italia che effettuano o ricevono operazioni.

Tutte le altre categorie sono invece soggette all’obbligo. Inoltre, ci sono alcuni gruppi di contribuenti che godono di alcuni vantaggi, come chi opera in regime di contabilità semplificata ed emette solo fatture e che si avvale dei dati che l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione senza obbligo di tenere i registri Iva. Avvantaggiati anche gli operatori Iva che emettono e ricevono solo fatture, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni.

Come inviare fatture elettroniche verso clienti esteri

Può capitare di dover inviare fatture elettroniche a clienti esteri. In quel caso, le modalità da seguire sono le stesse, con la differenza che in fase di invio del documento bisognerà specificare il codice destinatario. La partita IVA da specificare è quella comunitaria, facendo sempre attenzione ad anteporre l’identificativo della nazione cui si riferisce, nel caso di soggetti con sede nell’Unione Europea. Per i soggetti extra UE basterà invece inserire il codice OO 99999999999 nello stesso campo.

Al cliente estero dovrà comunque inviata la fattura nel formato tradizionale, in PDF, dal momento che il soggetto molto probabilmente non sarà in grado di interpretare e gestire correttamente il contenuto del file XML. È ritenuta valida anche l’impostazione del CAP 00000 sulle piattaforme per l’invio di fatture elettroniche al Sistema di Interscambio che non supportano formati differenti.

Secondo la normativa, l’emissione di fatture elettroniche a clienti esteri non è obbligatoria, in base a quanto ha stabilito l’Agenzia delle Entrate si può inviare loro documenti cartacei o in formato PDF via email, come avveniva fino allo scorso anno. In questo caso ci si esporrà automaticamente all’adempimento chiamato esterometro. Quindi, per stare dalla parte del sicuro, il nostro consiglio è di emettere sempre e comunque fatture elettroniche, anche verso clienti esteri.

Come conservarle

Una volta emessa, la fattura digitale deve essere conservata in digitale, appunto, per almeno 10 anni. Sia da parte di chi la emette, che da parte di chi la riceve. Inoltre, le fatture elettroniche non possono semplicemente essere salvate sul proprio PC, o su un’unità backup, perché la normativa non lo permette. Esistono infatti anche delle regole per la conservazione delle fatture elettroniche, da seguire alla lettera.

Esistono poi servizi commerciali nati per assolvere a questa specifica esigenza, molti di questi sono integrati nel servizio che permette la composizione delle fatture e la gestione delle comunicazioni con il Sistema di Interscambio.

Per quanto riguarda la conservazione delle fatture, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche, disponibile sul portale Fatture e corrispettivi. Attivando il servizio, tutte le fatture verranno automaticamente conservate. Il servizio dell’Agenzia delle Entrate prevede un periodo di conservazione di 15 anni. Noi vi consigliamo di verificare attentamente la durata dei rapporti contrattuali con i singoli fornitori di servizi commerciali, per evitare brutte sorprese. Magari potreste scaricare in locale, creando un backup sul vostro PC e su server i file XML con firma dell’intermediario di ciascuna fattura. In questo modo, qualora dovesse cambiare intermediario e si stipulasse un contratto con un fornitore diverso, potrete facilmente inviargli le fatture emesse in passato come conservazione sostitutiva.

Inoltre, sempre sul portale è disponibile anche un servizio di consultazione, che permette di verificare anche quali fatture siano state correttamente consegnate e quali invece no.

Vantaggi della fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica ha diversi vantaggi. Il primo è naturalmente la digitalizzazione di tutti i processi di relazione con clienti e fornitori. Questo fa risparmiare soprattutto sull’impiego di manodopera per le attività di stampa e imbustamento, la gestione della relazione con il cliente e la gestione della conservazione, che introduce risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.

La Fatturazione elettronica si dimostra più conveniente rispetto ai modelli di Fatturazione tradizionali anche per le realtà più piccole. I vantaggi economici non sono solo quelli legati ai minori costi di stampa e spedizione ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti che generano una riduzione e ottimizzazione dei costi. Non ci sarà più data entry manuale, errori nelle registrazioni, smarrimenti. Inoltre, verranno ridotti i rischi di falsi e duplicazioni, errori nei pagamenti e riduzione dei tempi medi di pagamento.

Altro vantaggio è un incremento dell’efficienza dei controlli finalizzati al contrasto all’evasione e, conseguentemente, ad una migliore allocazione delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica. Infatti, grazie alla fatturazione elettronica sono possibili controlli in tempo reale sulla congruità tra l’Iva dichiarata e l’Iva versata, dando la possibilità alle autorità di bloccare in tempi celeri le operazioni sospette.

Inoltre nell’ottica di sviluppo del mercato digitale europeo, la fatturazione elettronica è un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale da parte di tutte le imprese.

I software per la fatturazione elettronica

Esistono tantissimi software per la fatturazione elettronica, gratuiti e a pagamento. Stiamo parlando di software, servizi web o app per smartphone. Alcuni permettono anche di gestire la compilazione e l’invio delle fatture elettroniche, e garantiscono la conservazione sostitutiva a norma per dieci anni. Molti di loro si occupano anche della gestione delle fatture ricevute.

I software a pagamento hanno prezzi che partono da 25-30 euro l’anno. Uno tra i più celebri e conosciuti è quello di Aruba. Ma non è il solo.
Gratuito è anche il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate. Esistono ben tre programmi diversi  per predisporre le fatture elettroniche. Tutti si possono utilizzare gratuitamente.

Le sanzioni

In caso di tardiva o omessa emissione e trasmissione delle fatture elettroniche è ovviamente severo. Le sanzioni vanno infatti dal 5% al 10% del corrispettivo con un minimo di € 250,00. Al fine di sanare la suddetta violazione, il contribuente dovrà emettere un’autofattura e trasmetterla al sistema di interscambio evitando quindi le sanzioni.

Ad ogni modo, fino al 30 giugno 2019 non si applicano sanzioni quando la fattura elettronica sia emessa entro il termine per l’effettuazione della liquidazione IVA relativa al periodo di riferimento, ovvero entro il giorno 15 per i contribuenti mensili, entro il 15 del secondo mese successivo al trimestre per i trimestrali. Invece, dal 1° luglio 2019 i termini trasmissione della fattura elettronica al sistema di interscambio saranno pari a 10 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione con l’obbligo di specificare nel documento la data in cui è stata effettuata l’operazione, se diversa dalla data di emissione.

Le sanzioni verranno applicate con una riduzione dell’80%, nel caso in cui siano emesse entro il termine di effettuazione della liquidazione del periodo successivo a quello di riferimento. Speriamo che questo articolo vi sia stato utile per fare maggiore chiarezza sulla fatturazione elettronica.

Martina Belmondo
Info su Martina Belmondo 52 Articoli
Laureata in Economia Aziendale, classe 1987, Martina dirige la redazione di Inprestiti.com da giugno 2015. Ama gli animali e gli sport estremi.